Przykładowy scenariusz
Działania po audycie — od ustalenia do zamknięcia
Przykładowy workflow pokazujący, jak przejść od ustalenia z audytu do przypisanego działania, dowodu wykonania, weryfikacji i zamknięcia. Status całego procesu pozostaje widoczny w jednym miejscu.
Materiał pokazuje przykładowy sposób uporządkowania działań wynikających z audytu lub kontroli. Nie opisuje wdrożenia klientowskiego ani pełnego systemu CAPA.
Problem
Ustalenia po audycie łatwo giną między raportem, mailem i ręcznym follow-upem
Ten scenariusz zaczyna się od jednego ustalenia z audytu i pokazuje, jak przełożyć je na przypisane działanie, dowód wykonania, weryfikację i zamknięcie.
2026-07-14
- Firma
- Northline Retail Services
- Lokalizacja
- Oddział Poznań Północ
- Rodzaj działalności
- Sieć punktów usługowo-sprzedażowych
- Audytor
- Anna Maj, audytor wewnętrzny
Punkt checklisty
CHK-4.2
| Wymaganie | Każda reklamacja klienta musi mieć komplet potwierdzeń wykonania działań oraz podpis osoby weryfikującej. |
|---|---|
| Odpowiedź | Nie |
| Komentarz audytora | W dwóch z pięciu spraw brakowało potwierdzenia wykonania i formalnej weryfikacji. |
Jak działa proces
Od ustalenia do przypisanego działania
Ustalenie zostaje opisane, połączone z działaniem i przypisane do konkretnej osoby wraz z terminem.
PA-2026-017
- Kategoria
- Obsługa reklamacji i nadzór nad działaniami
- Opis ustalenia
- Proces zamykania działań po reklamacji nie zapewnia pełnego potwierdzenia wykonania i formalnej weryfikacji.
- Przyczyna wstępna
- Brak jednego miejsca do śledzenia odpowiedzialności, terminu i dowodów.
Działanie
- Działanie
- Uzupełnić brakujące potwierdzenia wykonania dla otwartych spraw i wdrożyć jeden wzór rejestracji dowodu wykonania.
- Właściciel działania
- Marta Zielińska, kierownik lokalizacji
- Termin
- 2026-07-21
Co obejmuje proces
Co obejmuje proces
Workflow obejmuje ustalenie, działanie, status, dowód wykonania, weryfikację i kontrolę całej sprawy w jednym miejscu.
Ustalenie
Źródło sprawy, opis ustalenia i kontekst wyniku audytu.
Działanie
Opis działania, właściciel i termin wynikające z ustalenia.
Status
Rejestracja, przypisanie, weryfikacja, poprawa i zamknięcie.
Dowód wykonania
Plik, opis i komentarz dokumentujące wykonanie działania.
Weryfikacja
Akceptacja albo zwrot do poprawy przed formalnym zamknięciem.
Kontrola
Widok listy spraw, terminów, statusów i powtarzalnych sygnałów.
potwierdzenie-reklamacja-PA-2026-017-v1.pdf
Zestawienie zamkniętych spraw z podpisem kierownika zmiany
- Załącznik
- potwierdzenie-reklamacja-PA-2026-017-v1.pdf
- Data dodania
- 2026-07-20
- Komentarz osoby odpowiedzialnej
- Załączam potwierdzenie wykonania i listę spraw objętych korektą.
- Komentarz weryfikatora
- Dokument nie pokazuje, które sprawy zostały sprawdzone po wykonaniu działania. Brakuje potwierdzenia formalnej weryfikacji.
potwierdzenie-reklamacja-PA-2026-017-v2.pdf
Uzupełnione potwierdzenie z numerami spraw, datami i podpisem osoby weryfikującej
- Załącznik
- potwierdzenie-reklamacja-PA-2026-017-v2.pdf
- Data dodania
- 2026-07-22
- Komentarz osoby odpowiedzialnej
- Dodałam numery spraw, daty wykonania i podpis osoby weryfikującej.
- Komentarz weryfikatora
- Dowód jest kompletny. Zakres działania i formalna weryfikacja są widoczne.
Kontrola realizacji i zamknięcia
Weryfikacja nie kończy się na oznaczeniu działania jako wykonanego
Osoba odpowiedzialna za weryfikację sprawdza dowód i potwierdza zamknięcie albo zwraca działanie do uzupełnienia.
Poniżej widać tę samą sprawę po pierwszym odrzuceniu dowodu, poprawce i końcowej akceptacji.
Pierwszy dowód
Załączam potwierdzenie wykonania i listę spraw objętych korektą.
Zwrot do poprawy
Dokument nie pokazuje, które sprawy zostały sprawdzone po wykonaniu działania. Brakuje potwierdzenia formalnej weryfikacji.
Poprawiony dowód
Dodałam numery spraw, daty wykonania i podpis osoby weryfikującej.
Weryfikacja i zamknięcie
Dowód jest kompletny. Zakres działania i formalna weryfikacja są widoczne.
Historia sprawy
- Data zamknięcia
- 2026-07-23
- Osoba weryfikująca
- Piotr Kaczmarek, koordynator jakości
- Historia sprawy
- Ustalenie zarejestrowane → działanie przypisane → dowód dodany → do poprawy → poprawiony dowód → zweryfikowane → zamknięte
Zakres kompetencji
Zakres kompetencji
Zakres obejmuje projektowanie workflow, odpowiedzialność, statusy, dowody wykonania, weryfikację i widok zarządczy.
Jeden widok działań, terminów i zamknięcia
Jeden widok działań, terminów i zamknięcia
Osoba zarządzająca widzi, co jest otwarte, po terminie, oczekuje na weryfikację albo zostało zamknięte.
| Lokalizacja | Sprawa | Status | Termin |
|---|---|---|---|
| Oddział Poznań Północ | PA-2026-017 | Zamknięte | 2026-07-21 |
| Oddział Gdańsk Zachód | PA-2026-011 | Po terminie | 2026-07-16 |
| Oddział Wrocław Południe | PA-2026-013 | Oczekuje na weryfikację | 2026-07-22 |
| Oddział Łódź Centrum | PA-2026-019 | Działanie przypisane | 2026-07-25 |
Podobne ustalenia pojawiły się też tutaj
- Oddział Gdańsk Zachód
- Oddział Wrocław Południe
Widok zarządczy pokazuje powtarzalność, ale nie przypisuje automatycznie przyczyny systemowej.
Typ materiału
Przykładowy scenariusz — działania po audycie
Materiał pokazuje przykładowy sposób uporządkowania działań wynikających z audytu lub kontroli. Zakres konkretnego wdrożenia zależy od procesu, ról i zasad obowiązujących w organizacji.
Jedna sprawa została domknięta w sposób czytelny: od ustalenia z audytu, przez działanie i dowód wykonania, po formalną weryfikację i zamknięcie. Osoba zarządzająca widzi też, że podobny problem pojawił się już w innych lokalizacjach.