Cel demo
Pokazać, jak można uporządkować zgłoszenia, statusy, techników, dokumentację, rozliczenia i widok właścicielski w jednym prostym przepływie.
Zakres
Demonstrator pasuje do rozmów z firmami HVAC, OZE, instalacyjnymi i technicznymi, które obsługują serwis, gwarancje, przeglądy oraz zlecenia płatne.
Demo boardu zgłoszeń serwisowych
Zobacz przykładowy sposób uporządkowania zgłoszeń serwisowych, gwarancyjnych i przeglądów: od przyjęcia sprawy, przez statusy i techników, po dokumentację oraz rozliczenie.
To jest demonstrator procesu, nie gotowy system pudełkowy. W realnym wdrożeniu statusy, pola, role i integracje są dopasowywane do sposobu pracy konkretnej firmy.
Przykładowy scenariusz
Firma serwisowa obsługuje zgłoszenia z telefonu, maila i komunikatorów. Część spraw dotyczy gwarancji, część przeglądów, część zleceń płatnych. W realizacji biorą udział technicy i czasem podwykonawcy. Największym problemem nie jest samo wykonanie usługi, ale kontrola statusu, dokumentacji, zdjęć, odpowiedzialności i rozliczenia.
Zgłoszenia z wielu źródeł
Telefon, mail, formularz www i komunikatory trafiają do jednego widoku.
Gwarancje i przeglądy
Typ sprawy jest widoczny od początku, a dokumenty są przypięte do zgłoszenia.
Technicy i podwykonawcy
Każde zlecenie ma właściciela, wykonawcę, termin i następny krok.
Rozliczenia i fakturowanie
Widać, które sprawy są wykonane, kompletne i gotowe do faktury.
Przykładowy board zgłoszeń
Nowe
W diagnozie
Przypisane do technika
Oczekuje
Do rozliczenia
Co zawiera karta zgłoszenia?
- Numer#SRV-1042
- KlientBiuro rachunkowe Alfa
- LokalizacjaWarszawa
- Typ sprawyserwis płatny
- Urządzenieklimatyzator ścienny, nr seryjny AC-88421
- Statusprzypisane do technika
- OdpowiedzialnaAnna — koordynator
- TechnikMarek
- Termindzisiaj, 15:00
- Dokumentacjazdjęcia przed — brak, zdjęcia po — brak, protokół — oczekuje
- Rozliczenieniegotowe do faktury
- Następny kroktechnik ma potwierdzić diagnozę i dodać zdjęcia
Dlaczego to ważne?
- jedna sprawa ma jednego właściciela,
- status jest widoczny dla zespołu,
- zdjęcia i protokoły są przypięte do zgłoszenia,
- łatwiej ustalić, kiedy sprawa jest gotowa do rozliczenia,
- klient nie musi wielokrotnie tłumaczyć tej samej sprawy.
Widok właściciela / kierownika serwisu
Taki widok pozwala szybko sprawdzić, gdzie proces wymaga reakcji: które sprawy stoją, które są po terminie, czego brakuje do rozliczenia i gdzie potrzebna jest decyzja właściciela albo kierownika.
Przed i po uporządkowaniu procesu
Przed
- zgłoszenia w telefonie, mailu i komunikatorach,
- status znany tylko osobie prowadzącej sprawę,
- zdjęcia w telefonie technika,
- brak jasnego momentu „gotowe do faktury”,
- trudne rozliczenia z podwykonawcami.
Po
- jedna karta sprawy,
- wspólne statusy,
- właściciel i następny krok,
- dokumentacja przypięta do zgłoszenia,
- widok spraw po terminie i gotowych do rozliczenia.
Co można dopasować do firmy?
Statusy procesu
Na przykład: nowe, diagnoza, przypisane, oczekuje, wykonane, do rozliczenia.
Typy zgłoszeń
Serwis płatny, gwarancja, reklamacja, przegląd, awaria, zlecenie dla podwykonawcy.
Pola na karcie sprawy
Urządzenie, numer seryjny, lokalizacja, gwarancja, zdjęcia, protokół i fakturowanie.
Role w procesie
Właściciel, koordynator, technik, podwykonawca i osoba odpowiedzialna za rozliczenie.
Dokumentacja
Wymagane zdjęcia przed/po, protokoły, checklisty, decyzje gwarancyjne i notatki.
Widoki i integracje
Widoki dla właściciela, koordynatora i technika oraz integracje z formularzem www, emailem, CRM/ERP i arkuszami, a jeśli ma to sens — także z OpenAI API.
Celem nie jest wdrożenie dużego systemu od pierwszego dnia. Bezpieczniej zacząć od jednego procesu, kilku statusów i prostego boardu, który można później rozwijać.
Chcesz sprawdzić, czy taki board pasuje do Twojego procesu?
Najlepszym pierwszym krokiem jest krótka rozmowa albo diagnoza procesu. Na jej podstawie można określić, czy wystarczy prosty board, czy potrzebny jest szerszy audyt procesu serwisowego.